Im Rahmen ihrer Tätigkeit produzieren die kantonalen Amts- und Dienststellen Akten und Unterlagen in analogen und digitalen Formaten. Aus rechtlichen und historischen Gründen übernimmt das Staatsarchiv die in der öffentlichen Verwaltung nicht mehr benötigten Akten. Diese werden wissenschaftlich bewertet und entweder dauerhaft archiviert oder aber kassiert (vernichtet).

Das Staatsarchiv berät und unterstützt die öffentlichen Organe in der Aktenführung und in der Archivierung im Rahmen seines Auftrags.

Anbieten, Bewerten und Abliefern

Das Archivgesetz (ArchG) und die Archivverordnung (ArchV) verpflichten die kantonalen Verwaltungsstellen – von den Behörden und Ämtern über die Gerichte – alle nicht mehr benötigten, geschäftsrelevanten Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Die Anbietepflicht gilt für alle Aktentypen: für Dossiers mit besonderen Personendaten ebenso wie für digitale Daten (Fachanwendungen, Datenbanken etc.) oder audiovisuelle Medien. Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv den archivwürdigen Teil zur dauernden Archivierung aus. Nicht übernommene Unterlagen müssen vernichtet werden.

Unsere Weisungen und Formulare erläutern das Vorgehen bei der Übergabe von analogen und von digitalen Unterlagen detailliert und unterstützten das Amt im Ablieferungsprozess.

Bezirks- und Gemeindearchive

Jeder Bezirk und jede Gemeinde ist in seinem/ihrem Zuständigkeitsbereich für die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags bezüglich Aktenführung und Archivierung verantwortlich. Im Rahmen seines gesetzlichen Auftrags kann das Staatsarchiv individuelle Unterstützung anbieten und vor Ort Standortbestimmungen durchführen.